Le Health Check pour évaluer l'ensemble des pratiques d'une équipe Produit

L’ atelier de Health Check est une pratique assez répandue dans le monde agile. De nombreux modèles existent en libre accès, inspirés de Spotify ou autre. Nous l’avons retravaillé et utilisé de façon très large chez Meetic, et cet atelier est rentré dans les habitudes de nombreuses squads.

C’est quoi un Health Check ?

ChatGPT dit : un "health check" d'équipe fait référence à une évaluation périodique de la santé et de la performance de l'équipe Scrum. Cette évaluation vise à identifier les forces et les faiblesses de l'équipe ainsi que les domaines où des améliorations peuvent être apportées.

Ce qu’oublie ChatGPT, c’est le terme auto-évaluation. L’intérêt d’un Health Check est de demander à l’équipe d’évaluer sa performance sur différentes pratiques, en conscience.

A quoi ça sert ?

Utiliser un Health Check a pour objectif principal de donner un statut, une photo, quelque chose de tangible sur lequel s’appuyer pour accompagner une ou plusieurs équipes dans leur amélioration continue, avec une vision long terme.

On trouve plusieurs avantages :

La pédagogie : l’atelier utilise de nombreux concepts qui peuvent parler à certaines personnes et moins à d’autres. C’est le moment de partager la compréhension de ce qu’est une Sprint Review, un Design System, ou une version minimale. Toutes les questions ne seront pas levées pendant l’atelier et ce n’est pas grave. L’équipe peut cartographier la complexité de son organisation : et oui ! elle en fait des choses cette équipe !
La data : dans une démarche “Orga as a Product”, apporter de la data pour que l’équipe puisse se projeter dans l’atteinte de ses objectifs en termes d’organisation est quelque chose d’important. C’est concret et actionnable.
La scalabilité : l’atelier peut être joué avec de nombreuses équipes. Parfois il peut être adapté parce que certaines équipes peuvent être moins concernées par certains aspects

Format de l’atelier

L’atelier se joue avec un jeu de cartes. Ces cartes illustrent des pratiques avec un titre et une description représentant ce qui est considéré comme une bonne pratique d’équipes Produit agiles.

Les pratiques sont découpées en plusieurs catégories :

Delivery Agile
Design
Data
Qualité
Vision et mission
Esprit d’équipe
Documentation
Management du backlog

Pour chacune des catégories, des cartes illustrent ces pratiques avec un titre et une description, représentant ce qui est considéré comme une bonne pratique d’équipes Produit agiles. Par exemple la recherche utilisateur (la catégorie “Design”), l’utilisation d’une Definition of Ready (la catégorie “Delivery Agile”) ou encore l’approche “MVP” (la catégorie “Vision et Mission”)

L’évaluation se fait sur une échelle de 1 à 6 , 1 représente une pratique inexistante et 6 une maîtrise totale de la pratique.

1 : l’équipe ne fait pas
2 : l’équipe commence à le mettre en place
3 : l’équipe l’a mis en place pour peu de résultat
4 : l’équipe le fait souvent et les résultats sont encourageant
5 : cela fait partie de la culture de l’équipe
6 : l’équipe maîtrise la pratique et sait la partager aux autres

Construction

Nous sommes partis d’ateliers existants, très orientés Delivery et Scrum. Pour une équipe Produit, l’évaluation du les seules pratiques agiles était trop limité. Donc la communauté agile chez Meetic l’a fait évoluer vers un contenu plus en rapport avec ce qui est demandé aux squads, c’est-à-dire d’être des équipes Produit, capable de maîtriser le delivery, les pratiques de développements, mais aussi les aspects Data, Vision, Design.

Nous sommes ainsi passés d’une vingtaine de cartes à environ 40 cartes. Ce nombre plus important s’explique par le fait qu’une équipe Produit embrasse un panel assez importants de pratiques, qui ne se limitent évidemment pas à sa façon de délivrer.

Le déroulé

L’atelier est assez long et peut prendre 2h. Il est peu envisageable de le faire en moins d’1h30. Il est important que l’équipe soit au complet, surtout pour les métiers représentés par une seule personne dans l’équipe, en général l'Assistant·e Qualité, le ou la Product Manager ou le ou la Designer.

L’évaluation de chaque carte est un consensus de l’équipe. Donc le modèle extreme quotation est plutôt à écarter. L’objectif est que chaque personne de l’équipe soit à l’aise avec l’évaluation.

A toute de rôle, chaque personne prend une carte, la lit à voix haute, et avec l’aide de l’équipe place la carte sur l’échelle de 1 à 6. Parfois il faut faire des compromis, voir des moyennes. Certaines cartes sont obvious, d’autres prennent plus de temps. Les débats doivent avoir lieu et l’animation consiste surtout à faire en sorte que ces débats ne s’éternisent pas.

Le résultat peut ressembler à ça :

Ce qu’on en fait

A court terme, l’atelier permet de sortir avec des actions de type rétrospective, pour l’équipe et par l’équipe, avec comme objectif d’améliorer les points sur lesquels l’équipe s’auto-évalue plus faible, et si c’est important pour l’équipe. Par dot voting on va choisir une ou deux cartes sur lesquelles l’équipe peut prendre des actions d’amélioration, tout de suite.

A moyen terme les axes à améliorer vont faire l’objet de rétrospective plus spécifique pour améliorer telle ou telle pratique

A plus long terme c’est aussi d’avoir une photo, un état de santé de l’équipe sur ces pratiques. On peut analyser des signaux évidents mais également des signaux faibles, comme des points sur lesquels il y a eu beaucoup de débat. Le résultat peut servir de sujet de prochaines rétrospectives pour traiter une pratique ou une catégorie en particulier.

L’objectif plus long terme est évidemment de voir les évolutions dans le temps :

L’équipe s’améliore-t-elle dans le temps ?
Les actions d’améliorations ont-elles porté leur fruit ?
Des pratiques se sont-elles dégradées au profit d’autres ?

Évidemment l’ensemble des ateliers Health Check en dit autant sur les équipes que sur l’organisation plus globalement. Quand l’atelier est déployé à l’échelle sur un grand nombre d’équipes de l’organisation, l’ensemble des trends permettent d’identifier des axes d’amélioration qui parfois dépassent le cercle d’action d’une seule équipe. Il est alors possible de définir des actions de plus grandes envergures pour traiter une faiblesse récurrente.

L’amélioration continue

Quand un atelier de la sorte devient une référence, il est intéressant d’en faire un outil collaboratif. Depuis sa création, le contenu du Health Check a évolué, des cartes ont disparu, certaines ont été fusionnées, d’autres ont été créées. Dans une pure logique itérative, le format de l’atelier n’a cessé d’évoluer pour être plus en phase avec l’organisation propre à Meetic.

Takeaway

L’atelier de Health Check est une pratique répandue dans le monde agile, un outil très puissant pour permettre à une équipe de s’auto-évaluer. Chez Meetic il a été utilisé pour :

Aider les équipes à appréhender la complexité de son cadre de travail et l’améliorer
Donner à l’échelle une vision plus globale de la santé d’une organisation
Offrir des opportunités de collaboration pour le faire évoluer en permanence pour qu’il reste pertinent dans le temps.