La complexité des interactions dans un collectif pousse à utiliser une structure, un cadre, compris et accepté par ce collectif.
Cette complexité résulte de l'augmentation des connexions possibles, de la diversité des dynamiques personnelles, des défis de communication et de coordination, ainsi que des conflits potentiels et des influences. Plus le groupe est grand, plus il devient difficile de maintenir une cohésion, une communication claire, et une efficacité collective.
L’équipe doit pouvoir agir sur son cadre pour organiser son activité au quotidien et se donner l’opportunité de devenir encore plus performante et viser l’excellence.
Le cadre organisationnel (le framework)
Un cadre organisationnel, ou “framework”, est la plupart du temps constitué :
- D’artefacts. On peut retrouver par exemple le backlog de l’équipe et le backlog produit, et aussi le board d’amélioration continue. On peut aussi trouver les règles et bonnes pratiques de l’équipe
- D’événements pendant lesquels l’équipe se réunit, avec un objectif précis pour chacun
- De rôles et responsabilités des personnes qui constituent l’équipe.
A titre d’exemple, Scrum, qui est un framework pour une équipe de développement logiciel, définit parfaitement ces éléments. Il aide l'équipe d’accomplir sa mission en organisant le travail de chacun au service d’une mission collective.
Pourquoi est-il important de le rendre visible ?
Le management visuel est très important dans les pratiques agiles: boards, post-its, graphiques, prises de décision collective en grand sur un paper board. Ces éléments visuels restent un certain temps accrochés aux murs de l'open space ou dans la salle de l’équipe et permettent :
- La coordination : Dans un cadre agile, les équipes travaillent souvent de manière autonome, mais elles doivent rester coordonnées pour atteindre un objectif commun. Une visualisation claire aide à comprendre comment les différents éléments du projet interagissent, encourageant ainsi une meilleure collaboration.
- La transparence et la communication : Le management visuel permet de rendre visible le cadre de travail de l’équipe. Il devient concret, physiquement palpable pour toute l’équipe, mais aussi à l’extérieur. Il suffit souvent de faire un tour dans l’espace de l’équipe pour y voir la roadmap trimestriel, avoir une idée de son avancement etc. Il renforce l’autonomie, l’intelligence collective, le dialogue, la créativité.
Les scrum masters l’utilisent pour illustrer l’utilisation du cadre d’organisation de l’équipe, par exemple afficher les sujets à traiter lors d’un refinement, le résultat d’un story map, la mission de l’équipe, ou encore afficher des règles éditées par l’équipe à la suite d’une rétrospective … - L’amélioration continue : Au-delà de rendre visible, d’illustrer et de faire émerger la compréhension commune, l’intention est d’aider l’équipe à s’approprier son framework dans le but de l’améliorer. Pour bien améliorer quelque chose, il faut que l’équipe puisse en débattre, et rien de tel que d’avoir sous les yeux des éléments concrets qui permettent de saisir d’un coup l’origine d’un problème, de prendre le feutre, gribouiller et proposer une solution en intervertissant deux post-its, et le partager avec toutes et tous.
- La collaboration : Bien évidemment ce qui est affiché sur ces tableaux multicolores est bien moins important que la façon dont ils ont été co-construits par l’équipe. Ils sont souvent issus de discussions épiques, de moments de vie de l’équipe, de choix forts ou de compromis complexes. La position, les ratures et les dot-votes sont autant de témoignages de cette émergence collective.
Le défi du management visuel en remote
A distance, ce n’est plus la même ambiance. Parler de cadre organisationnel est assez abstrait de base. Être à distance ne fait rien pour arranger les choses. L’attention est plus diffuse, l’implication de chacun plus compliquée à aller chercher.
JIRA pour le backlog, mais le reste ?
Le management du backlog est aujourd’hui le plus souvent dématérialisé dans JIRA. Et bien avant que le Covid passe par là. Ce n’est certes pas l’outil le plus user friendly. Le backlog Produit est représenté sous forme d’EPIC développées en user stories et le backlog d’équipe avec les user stories, des tâches, les bugs, les defects.
Le management visuel ne s’arrête évidemment pas là. Le scrum master doit rendre le cadre visible, et doit déployer des idées. Par exemple partager en début de Sprint Planning ou de Sprint Review un résumé de ce qui va être fait, sous forme visuel :
- Rappeler l’objectif
- Expliquer les étapes de l’événement
- Utiliser le support pour dérouler l’événement
Faire écrire le sprint goal par un membre de l’équipe aura toujours plus de poids que le dire oralement… et de l’oublier.
Au niveau des outils, il en existe maintenant un certain nombre. Miro fonctionne très bien pour cet usage collaboratif.
Voici une liste non exhaustive de ce qui peut se retrouver dans un espace digital de l'équipe :
- Les membres de l'équipe Le résultat du Sprint Planning
- Le résultat de la Sprint Review
- Le board d'amélioration continue alimenté par les rétros
- Les résultats de l'atelier de "definition of done" et "definition of ready"
- Les étapes flow de delivery et les règles
- Les étapes du flow Produit et les règles
- Les rôles et responsabilités ...
Quand l’heure sera venue en rétrospective d’améliorer tel ou tel événement dans sa forme, ou telle ou telle pratique d'équipe, il sera toujours utile prendre de la hauteur et de partir de ce qui existe pour le remettre en cause, le simplifier, l’améliorer.
Il sert à quoi le Scrum Master ?
On pourrait imaginer que dans les rôles et responsabilités du scrum master, rendre le cadre organisationnel visible dans un contexte remote (et même hybride) est quelque chose à développer très fortement.
Le risque de ne pas le faire est que la responsabilité du cadre de travail soit détenue par une personne et que l’équipe se sente bloquée dans son amélioration continue, ou pire s’y désintéresse complètement.
L’auto-organisation de l’équipe en est là clé. En rendant le cadre de travail non seulement visible, mais également manipulable par les membres de l'équipe, le support visuel digital permet de favoriser les discussions, de ponctuer les prises de décision et de partager dans l'équipe et au-delà.
Takeaway
Dans un contexte où le remote a pris une place importante dans le quotidien des équipes Produit, les facilitateurs, Scrum Masters et autres Coach agiles sont au mis au défis de créer un contexte cohérent pour expliquer leur démarche, et de la rendre visible :
- Trouver les moyens et les outils qui permettent de visualiser le cadre de travail
- Le partager et l’utiliser au quotidien pour appuyer les paroles avec des éléments visuels
- Accompagner l’équipe dans son amélioration continue en utilisant les éléments visuels du cadre de travail